XML kommer att förändra företagens dokumenthantering, tack vare att dokument blir mycket mer mångsidigt användbara, sökbara och inte låsta till en speciell presentation, programvara eller leverantör. Dokument skapade i dagens office-program från olika leverantörer är låsta till den leverantörens eget dokumentformat, något man bör undvika om man vill kunna använda informationen i dokumenten i flera sammanhang, t.ex. på webben, i söksystem, kunskapssystem och i workflowsystem.

Vad är ett elektroniskt dokument?

Ett elektroniskt dokument kan indelas i

Element	Exempel
Beskrivande data	Titel, författare, datum, projekt, diarienummer, sammanfattning, nyckelord
Instruktioner för presentation	Hur olika rubriker och brödtext ska visas - med vilka typsnitt, vilken storlek och vilken färg
Struktur - disposition	Vad är rubrik, brödtext, sammanfattning, ingress, namn, adress
Innehåll	Text eller data

Beskrivande data är data som inte är en del av dokumentet, men som beskriver dokumentet. I Microsoft Office kallas det dokumentets egenskaper. I Word för Windows kan man här lägga in en sammanfattning, nyckelord och lite valfria data, till exempel projektnamn, deltagare och versionsnummer. Den här typen av beskrivande data kallas vanligen METADATA, data om data.

Instruktioner för presentation handlar om hur innehållet presenteras, allt ifrån layout, form, färg, typsnitt och mycket mer. Ett och samma dokument kan presenteras på flera olika sätt med olika instruktioner. Instruktionerna lagras i ett style sheet, en formgivningsmall. Den här möjligheten har på senare år skapats i HTML, det som kallas CSS, Cascading Style Sheets.

Strukturen i ett dokument markeras i själva dokumentet med standardiserade markörer. Rubriker, hänvisningar, personnamn, artikelnummer, priser - allt som man vill styra presentation av eller göra sökbart markeras. Vad som ska presenteras avgörs i den beskrivningsmall, DTD, som man använder för dokumentet.

Öppna informationssystem - när dokumenten är oberoende av programvara, leverantör och operativsystem

Möjligheten att markera information i dokument och presentera på olika sätt har funnits i olika system i flera år. Den stora skillnaden är att man med XML kan göra det på ett program- och leverantörsoberoende sätt. I takt med att företaget bygger upp en informationsmassa på olika system i nätverket, från webbsidor på Intranet och Internet till dokumentarkiv, så ökar investeringens värde. Snart är värdet på alla dokument större än investeringen i programvara.

Det är viktigt att skydda den investeringen med öppna standarder. Det medger en större flexibilitet, möjlighet till integration mellan olika plattformar och en långsiktighet som överstiger en programversion. Dokument lagrade i äldre versioner av Word eller WordPerfect är idag svåra att läsa med bibehållen struktur. Dokument skapade i Notes är svåra att läsa i andra system. Med XML behåller man informationen och gör den tillgänglig en lång tid.

HTML öppnade dörren och gav oss ett sätt att skapa dokument med en fungerande layout, oberoende av plattform och leverantör. Webbsidor kan läsas på allt från Windows och Mac, till UNIX och TV-apparater. XML gör samma saker, fast på ett mer intelligent och långsiktigt sätt.

Databasdriven publicering med XML-stöd skapar ökad flexibilitet

XML används redan i dag både på interna och externa system. Många gånger handlar det om att presentera data i en databas på olika sätt.

Moment	Innebär
Sökning i databas. Resultat märks med XML-koder	Programmet gör en sökning och levererar data ur en databas. Data märks automatiskt med XML-märkning enligt en beskrivning, en DTD.
Välj presentationsregler	Data kombineras med presentationsregler i ett style sheet, beroende på hur data ska presenteras. Ett style sheet kan användas för utskrift på papper, ett för skärm med hög upplösning och färger och ett annat för en bildskärm med begränsad funktion.
Processa data, style sheet och DTD	Resultatet är att data, presentationsregler och DTD körs genom en XML-tolk som med hjälp av dessa filer skapar en presentation för en vanlig webbläsare, kodad i HTML.

XML för metadata

Metadata, data om data, behövs för att kunna söka dokument. I webbsidor anger man gärna en beskrivning av sidan och några sökbara nyckelbegrepp. En standard för att ange metadata är Dublin Core. Den standarden standardiserar ett stort antal nyckelbegrepp, från författare och förlag, till ämnesområden och olika datum.

Det finns idag flera förslag om hur metadata kan anges i ett dokument. World Wide Web consortium jobbar på en XML-tillämpning för detta, kallad RDF, Resource Description Framework.

Metadata ökar dokumentets värde

Att ange metadata om ett dokument leder till att dokument kan sökas, sorteras och versionhanteras på ett mycket mer intelligent sätt. Normalt sett är det enda man har att använda dokumentets filnamn och eventuella datum som lagras av operativsystemet. Allt som anges utöver dessa data ökar dokumentets värde. Diarienummer, projektnummer, ärendenummer och andra uppgifter är mer eller mindre självklara.

Sammanfattning

• Metadata är data om data, beskrivande data som inte nödvändigtvis finns i dokumentets innehåll. Det utvecklas nu standarder för att lagra och utbyta metadata i XML
• Metadata och XML kommer tillsammans att avsevärt förbättra sökmöjligheterna på Internet.
• Öppna informationssystem handlar om att lagrad information inte är beroende av programmet som användes för att skapa den. XML är en del av en sådan utveckling.
• XML skiljer på dokumentets innehåll, struktur, presentation